Tietosuojaseloste

Tämä on Vitality HQ:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 17.03.2025. Viimeisin muutos 17.03.2025.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, minkälaisia henkilötietoja voimme kerätä sinusta tilatessasi maksuttomia tai maksullisia tuotteita tai palveluitamme tai ottaessasi meihin yhteyttä verkkosivustomme kautta. Käyttämällä palvelua, hyväksyt tietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa viitataan usein ”käyttäjään”, millä tarkoitetaan sivustoilla käyviä henkilöitä, yrityksen asiakkaita sekä maksuttomien tuotteiden tilaajia.

Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa, joten ole hyvä ja tarkista se säännöllisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Vitality HQ

Osoite: Sirkiä 4B, 04600 Mäntsälä

Y-tunnus: 2980887-1

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Henkilö: Rachel Tokola

Sähköpostiosoite: info@vitalityhq.fi

3. Rekisterin nimi

Vitality HQ:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen sekä sähköiseen markkinointiin käyttäen Squarespacen, Googlen, Mailchimpin ja sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus tai sopimus.

Tietoja ei käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu yllä mainittujen sivustojen, maksuttomien oppaiden tilaamisen sekä erilaisten tuotteiden ja palvelujen ostamisen kautta postituslistalle liittyneistä käyttäjistä.

Asiakasrekisteri koostuu kahdesta rekisteristä:
Rekisteri asiakkaista sisältää asiakkaan nimen, sähköpostin, puhelinnumeron sekä asiakassuhteeseen liittyvät sopimus- ja tilaustiedot.
Rekisteri uutiskirjeen tilaajista ja jonostuslistalle liittyneistä sisältää asiakkaan nimen ja sähköpostin. Uutiskirjeen tilaaja voi milloin tahansa muuttaa ja täydentää tietoja jokaisen uutiskirjeen mukana olevasta linkistä.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Evästeet
Rekisterinpitäjän kotisivuilla on käytössä kolmannen osapuolen sivustoanalytiikka- ja markkinointijärjestelmä (Google Analytics). Järjestelmä kerää kävijöistä evästeiden avulla tietoa, jota ei kuitenkaan käytetä yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen, vaan kotisivujen ja palveluiden kehittämiseen. Google Analytics välittää ja säilyttää tiedot omalla palvelimellaan.

Sivustoilla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Yritys kerää tietoja vitalityhq.fi ja vitalityhq.co -sivustoilla vierailevilta henkilöiltä. Tietoja käytetään liiketoiminnan kehittämiseen sekä mainosten kohdentamiseen. Muut verkkosivustot, joille mahdollisia linkkejä on, keräävät ja hyödyntävät evästeitä heidän tarpeidensa mukaan.

Verkkosivuston kävijätietoja kerää:

• Squarespace https://www.squarespace.com/privacy

• Google Analytics

Käyttäjän tulee itse hyväksyä jokaisen sivuston evästeet. Mikäli käyttäjä ei hyväksy, että hänestä kerätään tietoja, kyseisen sivuston käyttö tulee välittömästi lopettaa.
Voit poistaa eväste-toiminnon käytöstäsi selaimesi asetuksista. Sinun kannattaa tutustua selaimesi asetuksiin, koska toimenpiteet ovat aina selainkohtaisia. Huomaa kuitenkin, että jos päätät kytkeä eväste-toiminnon pois päältä, saattaa se vaikuttaa palveluiden tehokkaaseen käyttöön. Sallimalla evästeet varmistat sivustomme sujuvamman käytön.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakkaalta sopimuksen syntymisen yhteydessä. Uutiskirjeen tilaajien rekisterin tiedot saadaan, kun käyttäjä tilaa jonkin maksuttoman oppaan, osallistuu webinaariin, ostaa lipun tapahtumaan, kurssille, valmennukseen tais ostaa jonkin yrityksen tarjoaman digitaalisen tuotteen.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tarvittavia asiakastietoja voidaan luovuttaa laillisiin käyttötarkoituksiin viranomaisille. Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille kumppaneille. Rekisterinpitäjä luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää rekisterinpitäjää toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii rekisterinpitäjää luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon rekisterinpitäjän hallussa olevasta tietokannasta.

Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.

Tietoja voidaan luovuttaa henkilörekisteristä ainoastaan seuraavissa tapauksissa:

• maksunvälitys toteutetaan laskulla ja niitä käsitellään kirjanpidossa

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Huomioithan, että sinulla on ”oikeus tulla unohdetuksi” vain, jos meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojesi käsittelyä.

11. Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Rekisterinpitäjä poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot.

Henkilötiedot tuhotaan asianmukaisesti tietosuoja huomioiden, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää rekisterinpitäjää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.